Politiezone Kempenland samen met Cipal in de bres voor uniforme documenten 

Politiezone Kempenland verenigt de korpsen van Hechtel-Eksel, Peer en ook Leopoldsburg, vanwaar ze opereert. Functioneel beheerder Suzy Claes is er de enthousiaste trekker van een project dat tot ver buiten haar zone vruchten afwerpt: de gelijkvormigheid van ISLP-documenten.

“Sinds 2014 hebben we twee voltijdse Cipal-medewerkers ter beschikking voor de ISLP-documenten, zodat we snel kunnen schakelen.” – Suzy Claes, functioneel beheerder

De lokale politiediensten werken met het beveiligde informaticaplatform ISLP, kort voor Integrated System for Local Police.

In dat systeem beheren we al onze officiële documenten: van pv’s over vervangende attesten voor identiteitskaarten tot registraties als benadeelde partij”, steekt Suzy Claes van wal.

“ISLP geeft onze medewerkers ook toegang tot verschillende databanken, waaronder het Rijksregister en het DIV.”

De uitdaging 

Uniformiteit en efficiëntie

Wanneer er vanuit het parket nieuwe documenten of aanpassingen aan bestaande documenten worden opgelegd, moet elk korps checken of de wijziging op de eigen zone van toepassing is en waar nodig aanpassingen doorvoeren binnen zijn ISLP-documentbeheersysteem. “Een arbeidsintensieve klus”,  stipt Suzy Claes aan.

“In de beginjaren van ISLP bogen de ICT-verantwoordelijken van de korpsen zich over die updates”, vervolgt de functioneel beheerder. “Maar omdat de parketten hoe langer hoe veeleisender werden en de wijzigingen elkaar in steeds sneller tempo opvolgden, werd die situatie onhoudbaar. Bovendien gaf elk korps zijn eigen interpretatie aan zo’n update, terwijl de parketten uniformiteit eisten.”

Gaandeweg klopten steeds meer politiezones bij Cipal aan voor hun ISLP-documenten. “In de Politiezone Kempenland was dat niet anders”, vertelt Suzy Claes. Maar kwam het parket met een wijziging op de proppen, dan kreeg het Cipal-team van alle betrokken korpsen afzonderlijk de vraag voor een update. “Terwijl het natuurlijk vaak om dezelfde aanpassing ging”, weet Suzy Claes. “De programmeur paste de code van het betreffende document aan en bezorgde aan elk van de korpsen afzonderlijk de geüpdatete versie. Kortom, allesbehalve een efficiënte aanpak.”

De oplossing

Eén platform, centrale aansturing

Niet alleen een stroomlijning van het hele proces drong zich op, het ISLP-documentbeheer had ook nood aan centrale aansturing.  “Als een van de enige voltijdse documentbeheerders binnen de lokale politiediensten wou ik die brugfunctie tussen de politiediensten en het Cipal-team met plezier op mij nemen”, legt Suzy Claes uit. “We richtten een werkgroep op en gingen met Cipal rond de tafel zitten om een ideale workflow te bepalen.”

Uiteindelijk werd de Cipal Service Desk ontwikkeld, waarop alle korpsen hun verzoeken kunnen indienen. Suzy Claes: “Als centraal aanspreekpunt voor alle Limburgse korpsen ben ik de administrator van dat platform. Ik neem alle calls onder de loep, ontdubbel ze en volg ze van a tot z verder op.

Na al die jaren ken ik de vorm en de inhoud van alle documenten door en door, dus ik kan de informaticus duidelijke instructies geven hoe de update precies moet gebeuren om te voldoen aan de eisen van het parket. Sinds 2014 hebben we speciaal hiervoor twee voltijdse Cipal-medewerkers met kennis van zaken ter beschikking, zodat we snel kunnen schakelen.”

De voordelen 

Geen dubbel werk meer

Staat er een update of nieuw document klaar, dan meldt de functioneel beheerder dat aan al haar Limburgse collega’s. Geïnteresseerde korpsen nemen vervolgens met Cipal contact op voor de installatie ervan op hun servers, binnen de juiste documentgroep.

“Sommige updates gelden ook voor andere gerechtelijke arrondissementen, of voor alle Belgische korpsen”, besluit Suzy Claes. “Dan stem ik af met de andere regio’s, zodat we voortaan geen dubbel werk meer verrichten. Bovendien kunnen we nu uniforme documenten aanbieden aan het parket.”

Andere politiezones die deze werkwijze hanteren:

Ook de arrondissementen Turnhout en Dendermonde genereren samen met Cipal uniforme ISLP-documenten.

Meer informatie nodig?

Contacteer Luc.Van.Roey@cipal.be  -  014 576 302