Bree implementeerde BBC in ijltempo 

“Dankzij de kordate en professionele aanpak van het Cipal-team draaien we vandaag op kruissnelheid.”. Aan het woord is Rik van de Konijnenburg, waarnemend financieel beheerder Bree.

“Begin 2013 ging de nieuwe beleidsploeg vol goede moed van start met de voorbereidingen van een meerjarenplan”, vertelt Rik van de Konijnenburg.

De archeoloog van opleiding was de laatste jaren vooral actief binnen vrijetijd, wonen en beleidsadvies, maar sinds half 2014 is hij waarnemend financieel beheerder van de ‘Parel van de Kempen’.

Al snel werd duidelijk dat BBC niet zomaar een nieuw financieel pakket was, maar een totaal andere manier van denken inhield”, vervolgt hij. “Terwijl boekhouding en beleid vroeger twee aparte werelden waren, horen ze binnen BBC onlosmakelijk samen. En eigenlijk is dat ook veel logischer.”

De uitdaging 

Geen tijd meer te verliezen

Om die hele omwenteling in goede banen te leiden, had het bestuur nood aan een nieuwe IT-toepassing. Alleen raakte die knoop door een samenloop van omstandigheden maar niet doorgehakt. “Na de grote vakantie ontstond lichte paniek”, geeft de financieel beheerder toe. “Langer treuzelen was geen optie, want in het voorjaar van 2014 verwachtte de Vlaamse toezichthouder onze doelstellingen, actieplannen en budgetramingen in de geest van BBC.”

Als vennoot van de intercommunale klopte het bestuur begin oktober bij Cipal aan. “Voor de financiële toepassingen van het OCMW hadden we al met Cipal samengewerkt, maar de stad werkte met een eigen pakket. Wel hadden we al veel positiefs gehoord over de expertise van de intercommunale op het vlak van BBC.”

Vanaf dat moment kwam alles in een stroomversnelling. “Het implementatieteam maakte meteen tijd voor ons vrij”, aldus Rik van de Konijnenburg. “Ze maakten een planning op om de BBC-toepassing te installeren en ons ermee op weg te zetten.”

De oplossing

In de ‘war room’

“We richtten een heuse ‘war room’ in, waar vijftien medewerkers zich een week lang afsloten van de buitenwereld”, blikt de financieel beheerder terug. “Samen met Cipal begonnen we beleidsdoelstellingen en -items, acties en ramingen in te voeren. Het werd avond-, nacht- en weekendwerk, maar ongeveer een week later zat alles in het systeem. Voor een klassiek opleidingstraject hadden we de tijd niet, dus training en input gebeurden parallel.”

In januari streek Cipal een tweede keer neer in Bree, voor het inscannen van de facturen en de koppeling ervan met de bestellingen. “En dan was met de eerste kwartaalrapportering het moment van de waarheid aangebroken”, vertelt Rik van de Konijnenburg. “Daaruit bleek dat we in onze haast wel wat dingen over het hoofd hadden gezien of verkeerd ingeschat. We moesten een aantal rechtzettingen doorvoeren, maar globaal genomen was de feedback van de toezichthouder erg opbouwend.”

De voordelen 

Van detail naar helikopterview

“Pas nu ons meerjarenplan vaste vorm krijgt binnen de softwaretoepassing, begin ik de grote troeven van BBC in te zien voor ons beleid op langere termijn”, aldus Rik van de Konijnenburg. “De Cipal-tool is een krachtige boordtabel die ons in één oogopslag inzicht verschaft in de stand van zaken van elke dienst of departement.”

De financieel beheerder is benieuwd naar de reactie van de raadsleden op het budget voor 2015. “Ze verwachten hun vertrouwde bundel met lange kostenlijsten, maar dit keer liggen er voor het eerst ramingen per departement op hen te wachten. Kortom, van detail naar helikopterview.”

Cipal borduurde voor zijn BBC-toepassing niet verder op het oude boekhoudpakket, maar maakte tabula rasa, met de BBC-methodologie als uitgangspunt. Rik van de Konijnenburg: “Het is normaal dat zo’n gloednieuwe toepassing nog kinderziektes bevat. Maar dankzij de kordate en professionele aanpak van het Cipal-team draaien we vandaag op kruissnelheid.”

Meer informatie nodig?

Contacteer Ronny.Gabriels@cipal.be - 014 576 519