Digitale flow halveert doorlooptijd facturen in Leuven 

De Leuvense financiële dienst behandelt op jaarbasis ruim 30.000 facturen. In de lente van 2012 maakte het bestuur de switch naar een digitale facturatieflow. De financiële dienst slaagde er zo onder meer in om de gemiddelde doorlooptijd te halveren. Directeur financiën Marc Van Meerbeek en Cipal-projectleider Gert Steegmans geven tekst en uitleg.

“Vandaag bedraagt de gemiddelde doorlooptijd van een factuur nog 27 dagen. Dat is niet alleen voor onze leveranciers een goede zaak, maar ook voor het imago van de stad.” zegt Marc Van Meerbeek, directeur financiën Leuven (rechts op de foto).

“In de periode 2010-2011 duurde het gemiddeld 55 dagen voor een inkomende factuur door onze diensten werd betaald”, steekt directeur financiën Marc Van Meerbeek van wal. “Vooral het goedkeuringsproces verliep soms erg stroef. Facturen durfden al eens onder te sneeuwen, of ze werden van het ene bureau of departement naar het andere doorgestuurd zonder dat wij er weet van hadden.

En vroeg een leverancier ons naar de status van zijn factuur, dan moesten we vaak flink wat rondbellen voor we hem een antwoord konden geven.”

De uitdaging 

Transparanter facturatieproces

Een digitale flow moest het facturatieproces transparanter maken. “Zodat we voortaan beter de vinger zouden kunnen leggen op de bottlenecks en onze cashflow beter konden inschatten”, vertelt de financieel directeur. “We legden de vraag voor aan Cipal, onze vaste partner voor de automatisatie van het financiële beheer.”

Cipal was zeker niet aan zijn proefstuk toe. Projectleider Gert Steegmans (links op de foto): “Hasselt en Mechelen beten de spits af, ook daar begeleidde ik de software-implementatie en het hele changeproces. Vandaag verwerken ruim zestig van onze vennoten hun facturen digitaal.”

De oplossing 

Geïntegreerde oplossing én digitaal archief

In mei 2012 ging het implementatieteam van start met de integratie  en testfase van de digitale facturatieflow binnen de bestaande Mercurius-toepassing. “Meteen daarna gaven we het startschot voor een grootschalig opleidingstraject”, aldus Gert Steegmans. “Elke stadsdienst heeft zijn eigen budgetverantwoordelijke, dus al die personen moesten het systeem onder de knie krijgen.” “Vandaag hebben in totaal 200 medewerkers van 14 directies en 35 stadsdiensten toegang tot de module”, weet Marc Van Meerbeek.

Welk parcours volgt een factuur vandaag? “Inkomende facturen op papier worden verzameld en gaan op de post richting Arco Group”, vertelt de projectleider. “Daar worden ze eerst ingescand. Vervolgens worden de facturatiegegevens met OCR-software (Optical Character Recognition) geëxtraheerd.  Tot slot is er een manuele validatie, zodat 99% correctheid gegarandeerd wordt.”

“We krijgen de factuurgegevens in een xml- en pdf-bestand terug, zodat we ze kunnen doorsluizen naar het boekhoudpakket”, vervolgt Marc Van Meerbeek. “Zodra een factuur in het boekhoudpakket binnenkomt, krijgt de budgetverantwoordelijke daar een melding van in zijn mailbox.”

Het leeuwendeel van de facturen bereikt de financiële dienst nog altijd op papier, maar facturen in pdf zijn wel in opmars. Die komen in de centrale mailbox van de stad terecht en worden doorgestuurd naar het scancentrum. “Een kleine minderheid zijn zogeheten EDI-facturen, kort voor Electronic Data Interchange”, licht Gert Steegmans toe. “Die leveranciers, voornamelijk grote nuts- en telecombedrijven, leveren ons zowel een pdf als een xml-bestand aan. In de ideale wereld zijn alle facturen van dat type, want die zijn kant-en-klaar voor ons boekhoudpakket.”

Alle facturen worden gearchiveerd in pdf-formaat, dus niet langer in de klassieke fardes. “Ons digitaal archief is ‘legaal’, wat betekent dat we de papieren versies niet langer hoeven te bewaren”, licht Marc Van Meerbeek toe. “De voordelen van een pdf-archief zijn legio. Een oude factuur oproepen, een kopie bezorgen aan een leverancier … Het gaat stukken sneller dan vroeger. Om nog maar te zwijgen over de plaats die we uitsparen.”

De voordelen 

Doorlooptijd meer dan gehalveerd

“Terwijl we er in het papieren tijdperk gemiddeld nog 55 dagen over deden om een factuur te betalen, is dat vandaag met 27 dagen meer dan gehalveerd”, aldus Marc Van Meerbeek. “Dat is niet alleen voor de leveranciers een goede zaak, maar ook voor het imago van de stad. Bovendien kan de financiële dienst vandaag veel sneller en gerichter communiceren met interne klanten en leveranciers over de status van een factuur.”

Op termijn zou de stad zijn leveranciers een platform willen aanbieden waar ze hun factuur kunnen uploaden, met een rechtstreekse link naar het scancentrum. “Onze leveranciers verplichten om te investeren in dure EDI-technologie, kunnen we niet”, besluit de financieel directeur. “Maar het zou hen wel motiveren om de papierberg nog een stuk kleiner te maken.”

Meer informatie nodig?

Contacteer Gert.Steegmans@cipal.be - 014 575 525