Mechelen pioniert met automatisch inningsproces GAS-boetes 

Mechelen bijt de spits af met GAS-boetes voor kleine verkeersinbreuken. Samen met de ‘klassieke’ overlastdossiers komt de teller zo op 50.000 pv’s per jaar te staan. Cipal dokterde een geïntegreerd systeem uit om het inningsproces te automatiseren. Sanctionerend ambtenaar Bart Passemiers geeft tekst en uitleg.

“Op 50.000 dossiers per jaar zullen we stranden, een gigantisch volume. We becijferden dat we daarvoor flink wat extra medewerkers nodig hadden, tenzij we het inningsproces in ijltempo konden automatiseren.” zegt Bart Passemiers, sanctionerend ambtenaar Mechelen.

De nieuwe wet van juni 2013 laat steden en gemeenten toe zelf parkeerinbreuken te bestraffen met een Gemeentelijke Administratieve Sanctie, kortweg GAS. Mechelen bijt de spits af en voert de GAS-boete in voor inbreuken op stilstaan en parkeren én voor voertuigen die de autoluwe zone inrijden.

Tussen 11 en 18 uur is het centrum van Mechelen het terrein van voetgangers en fietsers”, legt sanctionerend ambtenaar Bart Passemiers uit. “Dus wie er zonder geldige vergunning met zijn auto rondrijdt, veroorzaakt overlast.” Camera’s voor nummerplaatherkenning aan de verschillende toegangen van de autoluwe zone registeren de overtreders.

DE UITDAGING

Naar 50.000 GAS-dossiers per jaar

“Sommigen zeggen dat Mechelen de stadskas hoort rinkelen, maar het gaat om veel meer dan inkomsten alleen”, benadrukt Bart Passemiers. “Voorheen mocht de stad wel sensibiliseren en camera’s plaatsen, maar het sluitstuk – het bekeuren van overtreders – was de taak van politie en parket. Eigenlijk is het veel logischer dat een stad het proces van a tot z mag afhandelen.”

Vóór de uitbreiding van de GAS-procedure naar kleine verkeersinbreuken verzamelde de stad op jaarbasis zo’n 1.800 dossiers, van wildplassen over lawaaihinder tot sluikstorten. “Met de kleine verkeersinbreuken erbij zullen we op 50.000 pv’s per jaar stranden, een gigantisch volume”, vertelt de sanctionerend ambtenaar. “We becijferden dat we flink wat extra medewerkers nodig hadden om alles in goede banen te leiden. Tenzij we het inningsproces in ijltempo konden automatiseren.”

De sanctionerend ambtenaar ging dan ook meteen met Cipal rond de tafel zitten: “Zij stelden voor om Ariadne, ons bestaande beheersoftwarepakket, als backbone te gebruiken. Hun oplossing was technologisch haalbaar én perfect in lijn met alle GAS-verplichtingen en -procedures.

DE OPLOSSING

Gegevensuitwisseling tussen autonome systemen

De ambitie van het stadsbestuur was een volledige automatisering van het inningsproces van de GAS-bekeuringen, van pv met begeleidende brief over betalingsherinneringen tot het doorsluizen van wanbetalers naar de deurwaarder. Bart Passemiers: “De grote uitdaging hierbij was om data uit autonome en sterk beveiligde platformen te koppelen.”

De door de camera geregistreerde nummerplaten komen allereerst in het gesloten ISLP-systeem van de politie terecht, waar de pv’s worden aangemaakt. “Dagelijks komen die pv’s in pdf-formaat onze richting uit”, vervolgt de sanctionerend ambtenaar. “Via de mappingmodule en dossieroplader die Cipal ontwikkelde, komen alle data in onze beheersoftware Ariadne terecht. Daardoor hoeven we niet langer per afzonderlijk pv een dossier te openen, we maken in bulk begeleidende brieven aan, voegen invulformulieren toe enzovoort.

Ook gebeurt er een koppeling met de authentieke bronnen (Rijksregister en VKBO). Daardoor blijven de gegevens van alle betrokkene personen of ondernemingen tijdens het hele proces up-to-date, ook van niet-inwoners. Zo komt alle briefwisseling steeds op het juiste adres terecht. Het resultaat is een geconsolideerd bestand met alle pv’s en begeleidende brieven.

Dat verrijkte bestand gaat opnieuw richting politiediensten, want zij blijven de verzending voor hun rekening nemen. Een vergelijkbare uitwisseling van datagegevens gebeurt tussen Ariadne en ons boekhoudprogramma. Zo kunnen we ook de betalingen in de gaten houden en op geregelde tijdstippen aanmaningen uitsturen. Opnieuw een proces dat binnen de bestaande toepassingen volledig automatisch verloopt.”

DE VOORDELEN

90% automatische opvolging

Uit eerste analyses blijkt dat zo’n 10% van de bekeurden verweer aantekent. “Die dossiers vergen nog manuele opvolging, maar al de rest zit in de automatische procesflow”, merkt Bart Passemiers op. “Ondertussen krijgen we van overal in Vlaanderen geïnteresseerde besturen over de vloer. Tegenwoordig organiseren we demodagen waarop we onze aanpak uit de doeken doen.”

De sterkte van de oplossing is dat alle betrokken partijen in hun vertrouwde systemen blijven werken. Er is gegevensuitwisseling, maar de partners kunnen geen bewerkingen uitvoeren in elkaars databestanden.

Tot slot is ook dit systeem één van de schakels in de uitbouw van een klantgerichter bestuur. Bart Passemiers: “Belt een bekeurde chauffeur mij op met een vraag over zijn dossier, dan verschijnt de status met één simpele muisklik op mijn scherm. Met andere woorden, automatisering van je interne processen zorgt er tegelijk voor dat je veel beter kan communiceren met de burger.”


Bekijk ook het interview op het Cipal-kanaal op YouTube.


Het project in een notendop

Uitdaging

  • Afhandeling en opvolging van 50.000 GAS-boetes per jaar.

Oplossing

  • Geïntegreerde oplossing politie – dossierverwerkingssysteem Ariadne – authentieke bronnen – boekhouding.

Voordelen

  • automatische afhandeling van 90% van de dossiers;
  • professionele uitstraling naar de burger toe;
  • pv en begeleidend schrijven worden samen verstuurd;
  • door de koppeling met de authentieke bronnen komt alle briefwisseling op het juiste adres terecht;
  • het verwerken van de dossiers in bulk verloopt vlot.