Putte: systeemco÷rdinator gevraagd

 

Alle Putse gemeentediensten op één vloer: dat moest garant staan voor kortere communicatielijnen en een hechtere ploeg. Maar de bundeling van de meest uiteenlopende ICT- en gebouweninfrastructuur maakte efficiënt werken moeilijk. Cipal hielp flink wat frustraties uit de wereld.

“Natuurlijk is er nog werk aan de winkel, maar ik ben ervan overtuigd dat we samen met Cipal tot een optimale benutting van de ICT-infrastructuur zullen komen.” – Louis Verbist, gemeentesecretaris Putte

Hoor hier gemeentesecretaris Louis Verbist zelf aan het woord op ons YouTube-kanaal.

In het najaar van 2010 namen de medewerkers van gemeente, OCMW, brandweer en politie hun intrek in een splinternieuw administratief centrum. Ook de bibliotheek vond een onderkomen in dit multifunctionele pand in het hart van de gemeente.

“Een werkvloer delen zou de samenwerking tussen de diensten ten goede komen”, legt gemeentesecretaris Louis Verbist uit. “Bovendien verwachtte iedereen heel veel van de nieuwe ICT-infrastructuur. Maar helaas werden we in het nieuwe gebouw geconfronteerd met zware problemen op het vlak van dataverkeer en telefonie.” 

De uitdaging

Te veel partijen rond de tafel

In de loop der jaren was de ICT-infrastructuur in Putte sterk gegroeid. Maar door een gebrek aan globale visie, eindverantwoordelijkheid en centrale aansturing, werden beslissingen meestal op dienst- in plaats van op organisatieniveau genomen. “Dit resulteerde in een bont allegaartje van leveranciers die elk op hun terrein opereerden”, vervolgt de gemeentesecretaris. “Telefonie, softwareprogramma’s, hardware, netwerkbeheer, noem maar op. Het gemeentebestuur voelde echter dat het hoog tijd was om alle stukjes samen te leggen in één puzzel en was vragende partij voor centrale aansturing.”

Alle partijen werden rond de tafel geroepen om de problematiek uit te spitten, maar een oplossing viel niet onmiddellijk uit de bus. Louis Verbist: “Intussen bleven de systemen traag opstarten, programma’s vastlopen, printers dienst weigeren enzovoort. Bij de medewerkers liep de frustratie hoog op. Waarop het gemeentebestuur besliste om de oorzaken door een onafhankelijke, externe instantie te laten analyseren. Intern kwamen we er niet uit.”

De oplossing

Gevraagd: systeemcoördinator

Putte maakt al sinds 1978 deel uit van Cipal. “We hadden het volste vertrouwen in onze ICT-intercommunale om deze screening uit te voeren”, vertelt Louis Verbist. “Niemand beter dan Cipal wist trouwens hoe alles moest worden ingepast in een geïntegreerde ICT-infrastructuur.”

Een scan van de hardwareconfiguratie bracht aan het licht dat gemeente Putte niet alleen flink wat winst kon boeken in efficiëntie, maar ook in de kosten. “Om dit optimaliseringstraject in goede banen te leiden, beslisten we om een systeemcoördinator van Cipal in te schakelen”, aldus Louis Verbist. “Die staat in voor netwerkondersteuning, systeem- en serverparkbeheer, ondersteuning van operatingsystemen, installatie van nieuwe hardware enz.. Sinds het voorjaar draait hij een dag per week mee op de werkvloer.”

De voordelen

Hogere performantie, lagere kost

Vandaag treedt Cipal op als centraal aanspreekpunt voor al onze hard- en software. De systeemcoördinator zoekt gericht naar de beste oplossing op organisatieniveau. De voorbije maanden concentreerde hij zich op onze hardware. Een efficiënter gebruik van ons breed palet aan softwaretoepassingen, is de volgende stap.”

Cipal slaagde er alvast in om de wildgroei aan servers een halt toe te roepen. Louis Verbist: “Een vierde minder servers komt niet alleen de snelheid van de softwaretoepassingen ten goede, ook de gemeentekas vaart er wel bij. Het aantal hosts waarop de virtuele servers draaien, werd teruggebracht van zes naar drie, wat een stevige besparing opleverde op het vlak van licentiekosten.”

Verder stelde de systeemcoördinator het back-upsysteem van de gemeente op punt en hij pakte de printerproblemen aan. “Natuurlijk is er nog werk aan de winkel, maar ik ben ervan overtuigd dat we samen met Cipal tot een optimale benutting van de ICT-infrastructuur zullen komen.

Samengevat

Uitdaging

  • aanhoudende informaticaproblemen die vlotte werking bemoeilijken;
  • gebrek aan ICT-beheer en –strategie op organisatieniveau;
  • integratie van verschillende systemen.

Oplossing

  • grondige screening van de configuraties door Cipal;
  • systeemcoördinator van Cipal stuurt aan en is verantwoordelijk.

Voordelen

  • centraal aanspreekpunt voor de medewerkers;
  • hogere performantie van de aanwezige systemen;
  • minder technische storingen;
  • kostenbesparing door rationalisering serverpark en licenties.

 

Wil je automatisch op de hoogte blijven van andere Cipal-reportages? Abonneer je dan op ons YouTube-kanaal.