Lommels erfgoed gaat publiek met Brocade

De verlanglijst van conservator Ferdi Geerts was even beknopt als ambitieus: de collecties van Erfgoed Lommel digitaliseren en de catalogus publiek toegankelijk maken. Met de krachtige museumapplicatie van Brocade stapt de organisatie vol vertrouwen het digitale tijdperk in.

“Brocade draait op de servers van Cipal, software-updates en back-ups gebeuren automatisch en we krijgen support op mensenmaat. Voortaan kunnen we ons dus maximaal concentreren op waar we goed in zijn: erfgoedbeheer.” – Ferdi Geerts, conservator Erfgoed Lommel.

Het lokale erfgoed beheren en in kaart brengen is de missie van Erfgoed Lommel. De vzw beschikt over heel uiteenlopende collecties, van archeologische vondsten over heemkundige voorwerpen tot foto’s en tijdschriften. Hoewel de middelen beperkt zijn, zet de organisatie alles op alles om de collectiestukken digitaal te inventariseren én ze te ontsluiten voor het grote publiek.

De uitdaging

Digitaliseren en ontsluiten

Een digitale inventaris vormt de basis van een hedendaagse erfgoedwerking”, legt conservator Ferdi Geerts uit. “Daarom schaften we ons enkele jaren geleden een speciaal softwarepakket aan om onze collecties in detail te beschrijven en te categoriseren. Maar omdat we geen centen in overvloed hadden, beperkten we ons tot één licentie. Bijgevolg belandde het programma op de harde schijf van één pc, waardoor we geen snelheid konden maken met het digitaliseringsproces.”

De conservator droomde echter ook van een publiek toegankelijke erfgoedcatalogus: “Alleen zo kunnen we de wereld tonen hoe rijk ons lokale erfgoed is. Met onze bestaande softwaretoepassing betekende dat investeren in extra modules, om die vervolgens eigenhandig te implementeren. Onhaalbaar, want we hebben hier geen informaticakrak in huis. We begonnen dan ook uit te kijken naar een oplossing die beter afgestemd was op onze noden.”

De oplossing

Naar een oplossing op maat

Hoewel er veel pakketten op de markt zijn, lag de ideale oplossing zeker niet voor het rapen. Ferdi Geerts: “Of het prijskaartje lag veel te hoog, of het ging om opensourcesystemen die veel informaticakennis vergen om ze te implementeren. Tot ik via een advertentie in een vakblad kennismaakte met Brocade. De bibliotheeksoftware, die door Cipal wordt verdeeld, bracht een nieuwe applicatie op de markt voor de inventarisering en ontsluiting van museale collecties.”

De conservator ging met de experts van Cipal rond de tafel zitten en legde hen zijn verlanglijst voor. “Het feit dat Universiteit Antwerpen mee aan de wieg stond van Brocade, gaf me meteen vertrouwen. Maar ook het servicemodel van Cipal klonk natuurlijk als muziek in de oren.”

Begin 2012 ging Erfgoed Lommel met Brocade in zee. Meteen kon het erfgoedteam een versnelling hoger schakelen met de inventarisering.  “De logische opbouw zorgde ervoor dat we makkelijk onze weg vonden in het pakket”, aldus Ferdi Geerts. “Aan eenzelfde item kunnen we nu meerdere beelden koppelen, of artikels die over het collectiestuk verschenen zijn. Met de krachtige zoekmotor doorzoeken we snel en efficiënt onze verschillende catalogi.”

De voordelen

Concentreren op de kerntaken

De conservator geeft toe dat Brocade duurder uitvalt dan het vorige softwarepakket. “Maar voor die prijs kunnen we wel op beide oren slapen. Brocade draait op de servers van Cipal, software-updates en back-ups gebeuren automatisch en we krijgen support op mensenmaat. Voortaan kunnen we ons dus maximaal concentreren op waar we goed in zijn: erfgoedbeheer.”

De collectiestukken die de medewerkers inventariseren, zijn meteen voor het grote publiek zichtbaar via de webmodule van Brocade. “Heemkundigen, historici en studenten maken er volop gebruik van om hun bezoek aan ons documentatiecentrum voor te bereiden”, legt de conservator uit. “Maar ook het bredere publiek vindt stilaan de weg naar deze online catalogus. Onlangs dook op Facebook een beeld uit ons fotoarchief op. Voor onze medewerkers is die publieke belangstelling een opsteker. Het is een extra motivatie om dit monnikenwerk verder te zetten.”