Cipal biedt versterking op burgerzaken in Borsbeek

In volle verkiezingsvoorbereiding zag de Borsbeekse gemeentesecretaris zijn burgerzakenteam plots gehalveerd. Een expert van Cipal bood versterking op de werkvloer en gaf het bestuur ook wat tips mee voor de toekomstige werking.

“Op inhoudelijk en juridisch vlak kende burgerzaken geen geheimen voor de Cipal-expert. Bovendien had hij onze softwaretoepassingen helemaal in de vingers.” - Luc De Busser, gemeentesecretaris Borsbeek.

Hoor hier gemeentesecretaris Luc De Busser zelf aan het woord op ons YouTube-kanaal.

Met een uitgebreide festiviteitenkalender viert ‘dorp naast de stad’ Borsbeek dit jaar zijn 750e verjaardag. Maar op organisatorisch vlak ging het de Antwerpse buurgemeente het afgelopen halfjaar niet voor de wind. Door een zwangerschapsverlof en twee langdurige ziekteverloven raakte het personeelsbestand van de dienst burgerzaken plots gehalveerd.

De uitdaging

Op zoek naar de witte raaf

“Wanneer je het op burgerzaken met drie ervaren medewerkers minder moet doen, komt zelfs de basis van je dienstverlening in het gedrang”, steekt gemeentesecretaris Luc De Busser van wal. “Mijn eerste reflex was om bij de naburige besturen om versterking te vragen. Maar met de verkiezingen in het vooruitzicht was het overal alle hens aan dek.

Wommelgem depanneerde ons enkele keren, zodat we de dringendste dossiers konden afhandelen. Maar al vlug begon het werk zich toch op te stapelen. Kortom, een structurelere oplossing drong zich op.”

De interimmarkt kon geen soelaas brengen, want mensen met ervaring in burgerzaken zijn niet dik gezaaid. Luc De Busser: “Het is complexe materie die je niet in een-twee-drie onder de knie hebt. Iemand zonder ervaring laten inwerken vanaf nul, was dus geen optie. We hadden er ook de tijd niet voor.”

De oplossing

Het geknipte profiel

“Tijdens een afspraak met onze relatiebeheerder van Cipal schetste ik de problematische situatie waarin onze dienst burgerzaken verkeerde”, vervolgt Luc De Busser. “Bleek dat de intercommunale op tijdelijke basis of permanent experts ter beschikking stelt voor beleidsondersteunende taken of adviesverlening.

Plots lag er dus een oplossing binnen handbereik. De intercommunale had het geknipte profiel in huis en Borsbeek besloot op dit aanbod in te gaan. “Op inhoudelijk en juridisch vlak kende burgerzaken geen geheimen voor hem”, aldus de gemeentesecretaris. “Bovendien had hij onze softwaretoepassingen helemaal in de vingers. En hij kon meteen starten.”

De voordelen

Tips voor de toekomst

Met een extra medewerker kon burgerzaken weer bijbenen. “Toen onze medewerkers na hun ziekte- of bevallingsverlof terugkeerden, keken ze dus niet op tegen een stapel dossiers”, aldus Luc De Busser. “Bovendien gaf de Cipal-expert ons vanuit zijn ervaring bij andere besturen een aantal relevante tips mee om onze workflow bij te sturen.”

Maar wat met het prijskaartje? Luc De Busser: “De vervanger die Cipal ons heeft aangereikt, was door zijn expertise meteen inzetbaar. Een medewerker zonder relevante ervaring aanwerven was ongetwijfeld goedkoper geweest, maar dan hadden we nooit een vergelijkbaar rendement gehaald. Bijkomend voordeel is dat je de expert inhuurt zolang je hem nodig hebt.”

“Zonder deze versterking hadden wij als kleine gemeente onze dienstverlening niet langer kunnen garanderen”, besluit de gemeentesecretaris. “Maar ook voor grotere besturen die voor een tijdelijk project uitkijken naar specifieke expertise of extra mankracht, is deze manier van werken zeker het overwegen waard.”

Samengevat

Uitdaging

  • bestuur zoekt dringend versterking op de dienst burgerzaken.

Oplossing

  • Cipal levert expert met ervaring in burgerzaken.

Voordelen

  • de medewerker is zonder opleiding inzetbaar;
  • ook complexe dossiers worden afgehandeld;
  • zijn externe kijk op de werkprocessen levert relevante tips op.

 

Wil je automatisch op de hoogte blijven van andere Cipal-reportages? Abonneer je dan op ons YouTube-kanaal.