Cipal aan het roer van Mechelse bouwdienst

In Mechelen krijgt een klantgerichte service de hoogste prioriteit. Maar deze ambitie waarmaken op de werkvloer, kan niet zonder optimale workflows. Cipal houdt de werkprocessen van de bouwdienst tegen het licht.

We hebben al verschillende consultancybedrijven over de vloer gehad die ons mooie rapporten hebben overhandigd. Maar ik hoef geen verslag, ik wil veranderingen op het terrein” – Greet Geypen, schepen van ruimtelijke ordening en stedenbouw.

Een klantgerichte en efficiënte dienstverlening staat boven aan de agenda van het Mechelse stadsbestuur. Maar hoe vertaal je deze ambitie naar de verschillende diensten? “Stedenbouw zet alvast een belangrijke stap met de oprichting van het ‘Huis Bouw’”, legt schepen Greet Geypen uit. “In deze nieuwe stadswinkel in het Huis van de Mechelaar zullen onze stadsmedewerkers vanaf half december burgers en projectontwikkelaars begeleiden bij al hun vragen rond bouwen en wonen.”

Hoor hier schepen Geypen aan het woord op ons YouTube-kanaal.

De uitdaging : Het standpunt van de bouwheer

Maar klantgericht werken moet je ook elke dag waarmaken op de werkvloer. “Daarom moet de bouwdienst niet alleen volop blijven inzetten op digitalisering, maar ook op kortere reactietijden en levertermijnen”, vervolgt de schepen.

Op dat vlak behoorde Mechelen niet bij de beste leerlingen van de klas. “Om processen efficiënter te laten verlopen, wilden we de hele organisatie herbekijken vanuit het standpunt van de bouwheer”, aldus Greet Geypen.

De oplossing: de consultant mee het bad in

Om beleid en administratie beter op elkaar af te stemmen, was een frisse kijk op de zaken onontbeerlijk. Greet Geypen: “We besloten dan ook extern advies in te winnen. We zetten een selectieprocedure op poten en Cipal kwam als beste partij uit de bus.

Voor ons was het cruciaal dat consultant Luc Gyns van Cipal voldoende slagkracht kreeg om de procesoptimalisaties ook effectief te implementeren op de werkvloer. Daarom kreeg hij de bevoegdheid van diensthoofd ad interim.”

De schepen gaf hem ook een aantal concrete opdrachten mee: kortere levertermijnen realiseren voor bouwvergunningen en vastgoedinformatie, de klantgerichtheid van de bouwdienst onderzoeken en de implementatie van de digitale bouwvergunning verderzetten.

De voordelen: de veranderingen op het terrein

Notarissen, makelaars en particulieren vragen bij de bouwdienst geregeld infofiches op van een pand of perceel. “Tot voor kort duurde het soms een maand voor onze bouwdienst een dergelijk document afleverde, terwijl dat in andere steden en gemeenten niet langer dan twee werkdagen hoeft te duren”, stipt Greet Geypen aan. “Ons streefdoel was tien werkdagen, maar vandaag klokken we al af op zes.”

Ook de doorlooptijd van bouwvergunningen is intussen ingekort. Dat komt omdat Mechelen sinds 1 september een ontvoogde stad is. “Cipal ondersteunde ons bij een herziening van de procedures, zodat we nu aan alle voorwaarden voldoen. Het resultaat is dat de stad voortaan volledig autonoom vergunningen mag afleveren. Ze hogerop voorleggen is niet langer nodig.”

Om de Mechelaars in de toekomst nog flexibeler te bedienen, zet het stadsbestuur ook in op digitalisering van zijn dienstverlening. “Zo werkt Cipal volop verder aan de implementatie van de digitale bouwaanvraag”, aldus Greet Geypen. “Bedoeling is dat burgers en architecten binnenkort vanaf hun pc een stedenbouwkundige vergunning kunnen indienen en het verloop ervan opvolgen. We streven ernaar dat Mechelen de eerste centrumstad wordt die de digitale bouwaanvraag invoert.”

Door de consultant te laten meedraaien op de werkvloer, kon hij op enkele maanden tijd al sterke resultaten voorleggen. “We hebben al verschillende consultancybedrijven over de vloer gehad die vanaf de zijlijn hebben toegekeken en achteraf lijvige rapporten hebben overhandigd”, besluit Greet Geypen. “Maar ik hoef geen verslag, ik wil veranderingen op het terrein.”

Samengevat

Uitdaging

  • klantgerichtere en efficiëntere werking van de bouwdienst;
  • inkorten van de proceduretermijnen.

Oplossing

  • Cipal-consultant wordt diensthoofd ad interim;
  • hij observeert en optimaliseert de workflow.

Voordelen

  • kortere levertermijn voor vastgoedinformatie;
  • kortere levertermijn voor vergunningen door ontvoogding;
  • verbetering van dagelijkse werking op het vlak van klantvriendelijkheid;
  • verdere implementatie van de digitale bouwaanvraag.

 

Wil je automatisch op de hoogte blijven van andere Cipal-reportages? Abonneer je dan op ons YouTube-kanaal.