• home
  •  » nieuws
  •  » Cipal legt stevige fundamenten voor de toekomst

Cipal legt stevige fundamenten voor de toekomst 

Op vrijdag 17 juni vond de algemene aandeelhoudersvergadering plaats van de dienstverlenende vereniging (intercommunale) Cipal. Bijna 150 afgevaardigden van gemeenten, OCMW’s, provincies en andere intercommunales kwamen luisteren naar de prestaties en realisaties van hun intergemeentelijk samenwerkingsverband van het voorbije jaar.

Het is duidelijk dat de groei verder gezet wordt. Cipal-voorzitter Walter Schroons, schepen in de stad Mechelen, mocht de toetreding noteren van drie bijkomende vennoten:

  • de gemeente Pittem
  • de stad Tielt
  • en het OCMW De Panne

Het totaal Cipal-vennoten komt hierdoor op 244.

Het groeiend aantal vennoten duidt op een duidelijk vertrouwen van de openbare besturen in de dienstverlening die hun intercommunale aanbiedt”, vertelt voorzitter Schroons met enige trots. “En ook de financiële resultaten bleven niet achter: met een omzet van 37 miljoen euro en een bedrijfsresultaat van 1,4 miljoen euro werden stevige fundamenten gelegd voor de toekomst.”

Hervorming dienstverlening intercommunale werpt vruchten af 

Aan de dienstverlening van Cipal is de voorbije jaren duchtig gesleuteld en bijgeschaafd. De organisatie heeft zich op een paar jaar tijd van softwareontwikkelaar omgevormd tot een ondersteuningscentrum inzake het lokale e-government. De focus ligt nu duidelijk op het begeleiden van de lokale besturen in hun digitale transformatie. De uitdagingen voor de lokale besturen zijn de komende jaren immers niet mals: de samensmelting van de gemeente en het OCMW, de fusies tussen gemeenten, de groeiende digitalisering onder impuls van het Vlaamse programma ‘Vlaanderen Radicaal Digitaal’. Dat er hier nood is aan extra begeleiding, valt duidelijk af te leiden uit de vele vragen in de richting van de intercommunale.  De ‘veranderingsconsultenten’ zijn dan ook aan de slag bij verschillende lokale besturen in Vlaanderen om hen te begeleiden op het gebied van informatieveiligheid, het verbeteren van de dienstverlening of de onderlinge samenwerking tussen besturen.

Daarnaast zorgt de intercommunale er ook voor dat administratieve lasten – en direct daarmee verband houdende financiële inspanningen - voor de gemeenten worden teruggedrongen. Cipal heeft hiervoor midden 2015 een opdrachtencentrale in het leven geroepen waardoor besturen op een efficiënte manier software-aankopen kunnen doen. Wanneer openbare besturen via een opdrachtencentrale werken, hoeven zij immers zelf geen tijdrovende aankoopprocedures te lanceren, wat een directe tijdwinst oplevert. Daarnaast is er de financiële winst door het effect van de samenaankoop binnen een opdrachtencentrale. Meer dan 80 besturen, waaronder zelfs centrumsteden en provinciebesturen, hebben dan ook reeds deelgenomen aan dit samenaankoop-initiatief. In een recente enquête onder de gemeenten reageerden 88,5% van de respondenten dat dit een kostenbesparing met zich meebrengt.  45% geeft zelfs aan dat het een grote tot zeer grote besparing is.

OfficiŽle documenten 24/7 legaal ondertekend in je mailbox 

Omdat we allemaal minder tijd hebben, en meer online transacties willen uitvoeren, ontsnappen lokale besturen ook niet aan deze evolutie. Aanschuiven aan het loket is in veel ogen een overbodig iets geworden. Burgers willen graag zo snel mogelijk dat éne bepaalde document in handen krijgen dat ze nodig hebben zonder extra inspanningen. Dit betekent dat manuele transacties zoveel als mogelijk vermeden moeten worden waar het iets kan bijbrengen aan de efficiëntie.

De digitale handtekening “IntelliStamp” van Cipal komt aan deze nood tegemoet. Via een geautomatiseerd mechanisme kunnen specifieke officiële documenten nu 24/7 volautomatisch afgeleverd worden aan de burger, zonder manuele tussenkomst. Een bepaald document nodig en geen tijd om naar het gemeentehuis te gaan?  Via het e-loket van de gemeente, en mét de IntelliStamp, is het nu perfect mogelijk om overdag of ’s nachts een volledig legaal document volautomatisch aan de burger af te leveren bij hem thuis.

De IntelliStamp zorgt voor een wettelijke – en een te controleren – digitale handtekening op het document. Daarbij wordt het document ook nog beschermd tegen fraude (wanneer men bv. zelf frauduleus aanpassingen zou doen). Verschillende besturen maken hiervan reeds gebruik, waaronder de centrumstad Mechelen die één van de eerste gebruikers was”, vertelde Nico Cras, directeur-generaal van Cipal.

En het succes van de digitale handtekening heeft niets te maken met besparen op personeel. Maar door ook hier routinetaken te automatiseren, kan het baliepersoneel van de gemeente zich meer richten op de vragen van haar burgers die een meer persoonlijke aanpak vereisen. Dit komt rechtstreeks de dienstverlening en de klantentevredenheid ten goede.

Om de gemeenten en andere besturen een extra stimulans te geven, biedt Cipal haar vennoten de IntelliStamp-technologie zelfs gratis aan. En het aanbod hierrond zal de komende maanden nog verruimd worden.

Er is dus voor de lokale besturen geen reden meer om geen werk te maken van de uitbouw van en echt e-loket met een volautomatische aflevering van officiële documenten”, besloot Nico Cras.

Focus op de kerntaken van het lokale bestuur

Besturen helpen om efficiënter en klantgerichter te werken, om te focussen op de kerntaken en om kosten terug te dringen, loopt als een rode draad door de missie van Cipal. Het CiPort-datacenter dat binnen de intercommunale werd uitgebouwd, één van de weinige overheidsdatacenters in Vlaanderen, heeft er voor gezorgd dat reeds twaalf besturen afscheid namen van hun lokale servers. “Infrastructure-as-a-Service” (IaaS) doet daardoor zijn intrede bij de lokale besturen.

Door hardware centraal onder te brengen in een datacenter komt men tegemoet aan tal van pijnpunten zoals het ecologisch gebruik van energiebronnen, de continuïteit van de dienstverlening en de veiligheid van data. Gemeenten en OCMW’s bezitten nu éénmaal veel persoonsgebonden informatie die optimaal beschermd moet worden.

Daarnaast wordt de lokale systeembeheerder ontlast van dagelijkse routinetaken, waardoor hij zich meer kan toeleggen op de strategische uitbouw van de IT binnen zijn bestuur.

Naar een beter inzicht voor het beleid 

We trappen een open deur in als we zeggen dat overheden nauw moeten toezien op hun financiën. We worden hier immers dagelijks mee geconfronteerd. Om besturen meer inzicht te geven in hun financiële stromen en data, heeft Cipal ingezet op het uitbouwen van een ‘Business Intelligence’ instrumentarium.  Via allerlei rapporteringsmodules, en door het koppelen van data onderling, krijgen besturen een dieper inzicht in hun financiële toestand. Op die manier kunnen beleidsmakers een efficiënter – en een op concrete informatie gebaseerd -  gericht beleid voeren en hun bestuur op het juiste pad naar de toekomst zetten.

De hervormingen en de investeringen die Cipal de laatste jaren heeft uitgevoerd, beginnen nu duidelijk hun vruchten af te werpen.