• home
  •  » nieuws
  •  » Eerst de processen, dan de digitalisering

Eerst de processen, dan de digitalisering

Starten met de digitale bouwaanvraag is slechts een kwestie van software installeren en grote schermen aankopen? Of niet? In een aantal lokale besturen, waaronder de gemeente Sint-Katelijne-Waver, grijpen ze de kans om het bestaande proces voor het afleveren van bouwvergunningen eens onder de loep te nemen, te verbeteren én dan verstandig te digitaliseren.

“De procesoptimalisatie is een hulpmiddel voor de huidige werking, maar staat ook in teken van digitalisering.”

Het team beleidsondersteuning van Cipal dv begeleidde Sint-Katelijne-Waver bij de procesoptimalisatie voorafgaand aan de invoering van de digitale bouwaanvraag. Michel Jacobs, diensthoofd vergunningen en beleidsondersteuning, ziet de meerwaarde als volgt: “Procesoptimalisatie waar je de medewerkers effectief bij betrekt biedt verschillende voordelen: in de eerste plaats dat ze dan ook het gevoel hebben dat zij zelf aan de basis liggen van deze optimalisatie. Dit is ook effectief het geval, want zonder hun kennis, ervaring en medewerking kan dit project niet slagen. Door die betrokkenheid zijn de medewerkers ook meer bereid om de huidige werking aan te passen.”

Het traject nam ongeveer twee maanden in beslag, waarbij de planning van de vijf workshops vooraf in overleg, ook met de softwareleverancier, gebeurde. Dit geeft medewerkers ook de tijd om hun manier van werken te evalueren en feedback te geven tijdens de bijeenkomsten. “Het is een voordeel dat je een moment creëert waarop binnen de dienst de medewerkers effectief openstaan voor veranderingen en bepaalde beslissingen genomen worden via vorm van brainstorm/constructieve discussies. Wij zien dit enkel als een WIN-WIN situatie, zowel voor de organisatie als voor werking van de dienst ruimtelijke ordening.”

Meer informatie

Meer informatie over dit project bij Liesbet.Groffils@cipal.be of www.cipal.be/e-start