• home
  •  » nieuws
  •  » De vlaggen van Hoogstraten

De vlaggen van Hoogstraten

De winst van degelijk informatiebeheer

Zoals in elke gemeente moest de technische dienst  in Hoogstraten meer dan 20 keer per jaar vlaggen uithangen op straten en gebouwen naar aanleiding van diverse feestdagen. De dienstleider van de technische dienst rekende uit dat het goedkoper was om de vlaggen gewoon te laten hangen en ze jaarlijks twee of drie keer te vervangen. We gaan even voorbij aan de discussie over het verlies aan ‘feestelijkheid’ bij die permanente bevlagging. We zien hier vooral een staaltje van evidence-based beleid dat uiterst zelden voorkomt bij lokale besturen. Zo toont dit zeer eenvoudige voorbeeld de mogelijke kracht van goed informatiebeheer.

Small Data

Het voorbeeld sluit aan bij één van de grootste frustratie over informatiebeheer bij bestuurders en management in de lokale besturen: een gebrek aan beleidsinformatie. Er is een (hooi)berg aan informatie beschikbaar in het bestuur maar vaak is het zoeken naar de spreekwoordelijke speld. Wat is de status van lopende projecten? Wat is er gebeurd met de melding van burger x? Wat zijn de kosten voor exploitatie van bepaalde diensten?

Ondanks de toenemende inzet van ICT lijkt informatie steeds moeilijker bereikbaar. Informatie zit opgesloten in een wirwar van verschillende toepassingen, Word- en Excel-documenten, die vaak enkel kunnen geraadpleegd worden door één of twee medewerkers. De grote winsten die de ICT-sector voorspelt door in te zetten op Big Data, lijken dus onbereikbaar voor lokale besturen zolang ze hun Small Data niet op orde hebben.

Het voorbeeld uit Hoogstraten toont aan dat niet de ICT-oplossing het verschil maakt. Veel besturen werken met dezelfde of een gelijkaardige toepassing. De technische dienst kiest er echter voor om alle werkopdrachten in het systeem te zetten en bovendien consequent na uitvoering van de opdracht te registreren hoeveel tijd dit in beslag nam. Die doorgedreven zorg voor informatie maakt het verschil.

Scan informatiebeheer

Informatiebeheer is dus in de eerste plaats een zaak van mensenwerk: cultuur, houdingen en processen. Dat is de rode draad in de aanbevelingen van de scan informatiebeheer, die gebaseerd is op de I-scan 2.0 van de UGent. Onze adviseurs gaan kijken hoe medewerkers in uw bestuur dagelijks omgaan met informatie en legt die vaststellingen naast uw ambities op het vlak van ICT en informatiebeheer. Die confrontatie levert duidelijke aanbevelingen op over wat uw lokaal bestuur best doet.  Hoe kan u orde brengen in het beheer van documenten, post, notulen, enz. Moet u investeren in extra toepassingen of doet u dat beter niet.

Meer informatie

Meer informatie over dit project bij Pieter.Sellenslagh@cipal.be of www.cipal.be/e-start