Wettelijke digitale ondertekening van documenten nu beschikbaar voor ieder openbaar bestuur

Documenten behouden ook in afgedrukte vorm hun rechtsgeldigheid

Al geruime tijd zijn zowel de gemeentebesturen als de burgers vragende partij voor een volledig online documentenloket dat 24 uur op 24 en zeven dagen op zeven beschikbaar is. Het ondertekenen van officiële documenten en het controleren van de authenticiteit ervan was echter nog een struikelblok. Maar sinds de steden Mechelen en Antwerpen de IntelliStamp-technologie van Inventive Designers binnen hun dienstverlening introduceerden, is er een unieke en universele oplossing beschikbaar. CIPAL zorgde mee voor de integratie van IntelliStamp in de administratieve backofficetoepassingen van Mechelen en stelt nu in samenwerking met Inventive Designers een platform voor dat alle besturen in staat stelt om deze technologie te gebruiken.

De technologie levert daadwerkelijk 24 uur op 24 en zeven dagen op zeven een officieel ondertekend document, zonder dat er manuele interactie van de ambtenaar nodig is. Deze interactie was bij reeds bestaande technologieën steeds nodig.

Een document dat ondertekend is via IntelliStamp kan zowel via een digitaal loket als aan het gewone loket afgeleverd worden. De technologie verschilt echter in die mate van andere oplossingen dat het een echte digitale stempel op het document of attest plaatst, in vervanging van de traditionele inktstempel en handtekening. De stempel bevat dus de digitale handtekening, samen met cruciale inhoud van het document. Hierdoor kan te allen tijde de authenticiteit gecontroleerd worden en worden bewerkte of vervalste kopieën meteen opgemerkt.

Door het plaatsen van de stempel op het document zelf wordt er voldaan aan de wettelijke vereisten en behoudt het document te allen tijde zijn juridische waarde, zelfs als het werd afgedrukt en de digitale kopie niet meer beschikbaar is. Wie het papieren exemplaar in zijn of haar bezit krijgt, kan de authenticiteit automatisch laten controleren via een scan van het document. In geval van fraude zal het controlesysteem de fouten in het bewerkte document duidelijk aangeven.

Dit alles staat in schril contrast met documenten die digitaal worden afgeleverd en waar het authenticatieproces uitsluitend digitaal verloopt en bij het afdrukken de documenten hun juridische waarde verliezen.

De dienstverlenende vereniging CIPAL, die in stad Mechelen mee gezorgd heeft voor de integratie van IntelliStamp in de administratieve backofficetoepassingen, stelt nu in samenwerking met Inventive Designers een platform voor dat alle besturen in staat stelt om deze technologie te gebruiken. Dit onafhankelijk van de softwareleverancier waarmee het bestuur werkt. Dankzij het IntelliStamp Center kan iedere softwareleverancier via een open API de technologie nu in haar eigen softwaretoepassingen integreren. En omdat IntelliStamp een platform is dat in de cloud draait volgens het Software as a Service (SAAS) principe moet een bestuur dat deze technologie wil gebruiken geen enkele investering doen op gebied van hardware.

IntelliStamp is dan ook een unieke oplossing die ver boven andere oplossingen uitsteekt op gebied van veiligheid, betrouwbaarheid en juridische rechtsgeldigheid, zowel voor digitale als papieren documenten.

Mechelen als koploper

De stad Mechelen was het eerste bestuur dat deze technologie in haar dagdagelijkse loketwerking introduceerde. De eerste drie maanden van dit jaar steeg het aantal transacties via het e-loket zelfs tot bijna 2.500 transacties per maand.

Intussen lijkt Intellistamp voor een digitale revolutie in Vlaanderen te zorgen. Meer dan vijftig besturen, ook van buiten onze landsgrenzen, informeerden bij de Mechelse ICT-afdeling over de mogelijkheid om deze oplossing ook in hun bestuur te implementeren.

Op 25 april 2013 zal de stad Mechelen op het V-ICT-OR-evenement Shopt IT 2013 in het Hilton hotel in Antwerpen haar keuze voor IntelliStamp nader toelichten. Er zal teruggeblikt worden op enerzijds het succes van het project, maar er zal vooral vooruit gekeken worden naar hoe deze oplossing vanaf nu in een cloud-based model (dus vanuit een centraal datacenter) ter beschikking zal gesteld worden van alle lokale besturen. Dit met een lagere instapdrempel wat zowel de kost als de technologie betreft en met een sterk verbeterde dienstverlening aan de burger.

Informatie en contact

Voor meer informatie over IntelliStamp en het IntelliStamp Center kan u terecht bij Bart Van Hove (bvh@cipal.be).

Meer informatie over V-ICT-OR Shopt IT 2013 vindt u op  http://www.v-ict-or.be/.